DOKUMENTI V POSTOPKU

Izhodišče

Dokument ni samo papir

Za potrebe te razlage je dokument v postopku vsak zapis v spisu, ki ima procesno funkcijo.

Lahko:

• sproži ali spremeni procesni položaj,
• vsebuje odločitev,
• zahteva določeno ravnanje,
• služi kot dokaz,
• ali dokumentira potek postopka.

Pojem je namenoma širši od pravnega pojma listine.

Listina je lahko dokazno sredstvo. Dokument pa je lahko tudi tožba, poziv, sodba, zapisnik, vročilnica ali elektronsko potrdilo.

Posamezen dokument ima lahko več funkcij hkrati. Zapisnik na primer beleži procesno dejanje, hkrati pa lahko pozneje dokazuje, kaj je bilo na naroku povedano.

Zato spodnja razvrstitev ni stroga zakonska klasifikacija. Je praktična razvrstitev po funkciji.

Pet vprašanj

Ko odprete dokument, najprej ugotovite njegovo procesno funkcijo. Odgovor običajno pove tudi, kaj morate narediti naprej.

Pet skupin dokumentov

Razvrstitev je praktična in temelji na funkciji dokumenta. Posamezen dokument ima lahko več funkcij hkrati.

Pri vsakem dokumentu preverite njegovo funkcijo, zadevo, rok in pravni pouk.

Dokument v spisu

Dokument ni isto kot listina

V vsakdanjem jeziku izraza pogosto uporabljamo kot sopomenki. Procesno pravo pa izraz listina uporablja tudi za posebno vrsto dokaznega sredstva.

Kaj sestavlja odločitev organa

Za bralca so pri odločbi ali sodbi najpomembnejši predvsem trije deli. Njihove funkcije niso enake.

Pravni pouk

Pravni pouk je eden najbolj praktičnih delov odločbe. Pri pomembni zadevi pa ni dovolj prebrati samo pouka; preveriti je treba tudi procesni zakon.

Podpis, žig in veljavnost akta

Odločitev organa ni veljavna samo zato, ker je natisnjena na uradnem papirju. Pomanjkljivosti niso vedno enako usodne, zato jih je treba opaziti pravočasno.

Štirje datumi

Eden najpogostejših virov napak je domneva, da je na dokumentu samo en pomemben datum. Ni.

Datum na dokumentu ni nujno datum, od katerega začne teči vaš rok.

Vročilnica

Vročilnica ni dokument, s katerim bi organ odločal o vaši pravici. Njena naloga je drugačna:

dokazuje, da je bilo določeno pisanje vročeno in kdaj naj bi bila vročitev opravljena.

To je lahko odločilno. Če zakon rok veže na vročitev, se pravni položaj ne ravna po tem, kdaj ste odločbo prvič v miru prebrali, temveč po pravilih o vročanju.

Fikcija vročitve

Procesni zakoni poznajo položaje, ko se pisanje pod zakonskimi pogoji šteje za vročeno, čeprav ga naslovnik ni dejansko prevzel. Namen je preprečiti, da bi bilo mogoče postopek ustaviti zgolj z neprevzemanjem pošte.

Toda dejanska seznanitev in pravno veljavna vročitev nista vedno isto.

Zato ob sporu o roku preverjajte obvestilo o prispelem pisanju, vročilnico, ovojnico, datume in način vročitve.

Vročilnica oziroma druga javna listina ima posebno dokazno moč, vendar ni neizpodbojna. Po ZPP je dovoljeno dokazovati, da so dejstva v javni listini neresnično ugotovljena ali da je listina nepravilno sestavljena.

Ovojnice zato ne zavrzite prehitro.

Ko dokumenta niste prejeli

Če izveste, da odločba obstaja, vročena pa vam ni bila, vprašanje ni samo, ali ste rok zamudili, ampak ali je rok sploh začel teči.

Javna in zasebna listina

Javna listina ima poseben položaj. Po ZPP javna listina, ki jo v predpisani obliki in v okviru svoje pristojnosti izda pristojen organ oziroma nosilec javnega pooblastila, dokazuje resničnost tega, kar se v njej potrjuje ali določa.

Toda ta dokazna moč ni absolutna. Dovoljeno je dokazovati, da je bilo dejstvo v njej nepravilno ugotovljeno, da je bila listina nepravilno sestavljena ali da se kopija razlikuje od izvirnika.

To je pomembno pri vročilnicah, potrdilih, uradnih zapisnikih in izpiskih iz evidenc.

Javna listina torej ni nedotakljiva resnica. Je listina s posebno zakonsko dokazno močjo.

Izvirnik, prepis in kopija

Ni vsak postopek zahteven do dokumentov na enak način. Kadar je dovoljena kopija, ni smiselno brez potrebe pošiljati edinega pomembnega izvirnika.

Tuje listine in prevodi

Pri listinah iz tujine je treba ločiti več vprašanj.

Prvo je jezik. V pravdnem postopku mora biti listini v tujem jeziku priložen overjen prevod. ZUP je nekoliko manj kategoričen in določa overjen prevod, kadar je ta potreben.

Drugo vprašanje je pristnost oziroma overitev tuje javne listine. Ali je potrebna dodatna legalizacija, apostille ali nobena posebna overitev, je odvisno od države izvora, vrste dokumenta, mednarodne pogodbe, prava EU in namena uporabe.

Zato za tujo listino ni dobro avtomatično sklepati: »Vedno potrebujem apostille.« Včasih ga. Včasih ga ne.

Vpogled v spis

Dokument, za katerega ne veste, da obstaja, je težko učinkovito izpodbijati. Dostop do spisa je zato tesno povezan s pravico do izjave.

Zahtevajte kopije oziroma prepise pomembnega gradiva, ne le kratkega pogleda v spis.

Meje vpogleda

Omejitve so lahko povezane s tajnimi podatki, varstvom drugih oseb, posebnimi kategorijami osebnih podatkov, poslovnimi skrivnostmi ter zaščito prič ali drugih udeležencev. Omejitev mora temeljiti na zakonu in ne sme biti zgolj pavšalna.

Pooblastilo

Pooblastilo je dokument, ki ga stranke pogosto podcenijo, sodišča in organi pa ga preverjajo.

Stroškovna pisanja

Sklep o sodni taksi, plačilni nalog, odločitev o oprostitvi ali odlogu ter odločitev o stroških niso zgolj obvestila.

Kaj shraniti skupaj z dokumentom

Pomemben dokument hranite skupaj z dokazi o njegovem procesnem življenju: dokument, ki ste ga prejeli, ovojnico, obvestilo o prispelem pisanju, dokazilo o vročitvi, svoje odgovore, priloge, dokazilo o priporočeni oddaji in elektronsko potrdilo o vložitvi.

Čez tri leta bo morda mnogo pomembnejše vprašanje »Kdaj ste to poslali?« kot »Ali imate še Wordovo datoteko?«

V pravdnem postopku na primer velja, da se pri vlogi, poslani priporočeno po pošti, za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. To pravilo pa je treba uporabljati v okviru konkretnega procesnega zakona — ne avtomatično za vsak možen postopek.

Dokument ima tudi procesno pot: izdaja, vročitev, rok, pravnomočnost in izvršljivost.

Elektronsko poslovanje

Elektronsko vlaganje ni preprosto enako pošiljanju priponke po elektronski pošti. Za posamezne postopke veljajo določeni kanali, načini identifikacije, pravila podpisovanja in potrdila o vložitvi.

Jezik dokumentov

Tudi jezik je lahko procesno vprašanje.

V pravdnem postopku se tožbe, pritožbe in druge vloge vlagajo v slovenskem jeziku oziroma v jeziku narodne skupnosti, ki je pri konkretnem sodišču v uradni rabi. Če je vloga vložena v jeziku, ki pri sodišču ni v uradni rabi, ZPP napotuje na pravila o nerazumljivi vlogi.

Zato ni dovolj reči: »Organ bo že prevedel.« V sodnih in upravnih postopkih veljajo različna pravila glede jezika, prevajanja in tolmačenja.

Ko po odločbi pride še en dokument

Nov akt istega organa ne pomeni nujno, da je bila zadeva na novo odločena. Preverite, kaj novi dokument dejansko naredi.

Hramba spisa in poznejši dostop

Pravni postopek se lahko konča, potreba po dokumentih pa ne.

Spis lahko postane pomemben leta pozneje zaradi dedovanja, novega spora, zemljiškoknjižnega postopka, dokazovanja lastništva, uveljavljanja odškodnine, ponovnega postopka ali raziskovanja stare pravice oziroma obveznosti.

Roki hrambe niso enotni za vse vrste spisov. Odvisni so od vrste postopka, vrste zadeve, pravil arhiviranja in pomena gradiva.

Zato je pomembne odločbe in dokazila o vročitvi smiselno hraniti tudi samostojno, ne samo računati na trajen dostop do celotnega institucionalnega spisa.

Kazenski postopek

Kazenski postopek ima posebej razvejano dokumentacijo. Že posamezni dokument lahko bistveno spremeni položaj osebe.

Med njimi so kazenska ovadba, odredbe, sklepi, obtožni predlog, obtožnica, zapisniki zaslišanj, izvedenska mnenja, sodba in pravna sredstva.

Pomembno je razlikovati že med dokumentom, ki nekaj naznani ali sproži, in dokumentom, ki formalizira novo fazo postopka ali pomeni odločitev.

Kazenska ovadba na primer ni enako kot obsodba. Obtožnica ni enako kot sodba. Sklep ni nujno enak odločitvi o krivdi.

Prav naziv in vsebina dokumenta povesta, na kateri točki postopka se oseba nahaja in katere procesne pravice ima.

Osebni podatki in objavljanje dokumentov

Dejstvo, da imate dokument iz lastnega postopka, še ne pomeni, da je njegova celotna vsebina primerna za javno objavo.

Dokument lahko vsebuje naslov druge osebe, EMŠO, zdravstvene podatke, podatke otrok, podatke prič, bančne podatke, poslovne skrivnosti ali druge varovane informacije.

Sodne odločbe, ki so objavljene v javnih zbirkah, se zato anonimizirajo oziroma psevdonimizirajo skladno s pravili objavljanja.

Pred javno objavo lastnega dokumenta je zato smiselno ločiti svojo pravico, da dokument uporabljam v svojem postopku, od vprašanja, katere podatke iz njega smem objaviti širši javnosti.

Kaj preveriti pri vsakem prejetem dokumentu

Pri vsaki vlogi preverite

Dokument ima dve zgodbi

Vsebina in procesna pot sta obe pomembni.

Kaj ta dokument dela?

Če je vloga, nekaj zahtevate. Če je odločitev, preverite izrek in pravno sredstvo. Če je poziv, preverite, kaj morate storiti in do kdaj. Če je dokaz, preverite, kaj se z njim dokazuje in ali se lahko o njem izjavite. Če je vročilnica ali drugo dokazilo o poteku postopka, preverite datum in posledice.

Preverite funkcijo, rok, vročitev in pravni pouk.